Już sam ostatni rok przyniósł szereg zmian, które stały się naszą nową codziennością. Zauważamy to również w branży eventowej, która dopasowuje się do nowej rzeczywistości. Na podstawie naszej codziennej pracy, przedstawiamy trendy i możliwe kierunki rozwoju eventów w najbliższym czasie. 

Eventy hybrydowe

Pandemiczna rzeczywistość przyzwyczaiła nas, że w zasięgu komputera mamy dostęp do  eventów z całego świata. Obecnie, mimo że wiele wydarzeń wróciło do swojej tradycyjnej formy, nadal doceniamy opcję uczestniczenia w formie zdalnej. Dobrze jest zatem pomyśleć o takiej możliwości, oraz zaplanować udogodnienia w kwestii interakcji oraz aktywności dopasowanych również do formy online. 

W Events Hands zorganizowaliśmy konferencję w formie hybrydowej dla Fenomenu Wielkopolskiej Doliny Wodorowej. Wersję online, można obejrzeć na YouTube.

Zrównoważony rozwój

Zaplanowanie działań z myślą o planecie pomoże nam wszystkim! Dlatego zachęcamy naszych klientów, by pomyśleli o wykorzystaniu lokalnych zasobów. Takie rozwiązanie można wdrożyć w obszarze zamawianego cateringu, zatrudnionych osób, czy organizacji transportu dla dojeżdżających. W zgodzie z ideą bycia bardziej przyjaznymi dla środowiska warto wybrać odpowiednie gadżety wydarzenia, zadbać o ich praktyczność i możliwość wielokrotnego użycia lub zorganizować specjalną strefę, w której uczestnicy będą mogli zrobić coś dobrego dla naszej planety. Rozwiązań jest nieskończenie wiele, więc zachęcamy do wybrania takich, które będą dopasowane do Twojej firmy. 

Budowanie społeczności

Bycie online ma wiele zalet, jednak bez naszej pomocy, nie zawsze pozwala na wchodzenie w interakcje między uczestnikami i budowanie wspierającej się społeczności. Zaletą tworzenia przestrzeni do budowania społeczności wokół wydarzenia jest to, że umożliwia kontakt z uczestnikami nawet po zakończeniu eventu. Co więcej, stanowi wartościowe narzędzie dla samych uczestników. To tutaj mogą wymieniać się swoimi doświadczeniami, inspirować oraz nawiązywać biznesowe kontakty. W tym celu można wykorzystać chociażby zamknięte grupy Facebookowe lub zlecić nam stworzenie aplikacji dla Twojego wydarzenia, która umożliwi interakcję między uczestnikami.

Integracja i doświadczenie

Grywalizacja to wykorzystanie mechanizmów znanych z gier do wzbogacenia doświadczenia uczestników również podczas wydarzeń. Umożliwia to stosowanie elementów rywalizacji, które zachęcają do dalszego zaangażowania w wydarzenie. To ten sam mechanizm, który sprawia, że korzystając z aplikacji do nauki języków, nie chcemy opuścić żadnego dnia, bo stracimy dobrą passę codziennego ćwiczenia, którą liczy nam aplikacja.

W duchu zabawy, która wciąga, bo prowadzi do wspólnego celu, zorganizowaliśmy piknik dla firmy Swiss Krono, w którym rodziny odnajdywały się, jednocześnie tworząc układankę z puzzli. Pozwoliło to na miłą rywalizację oraz skuteczną integrację, a ona była głównym założeniem klienta. Zatem cel został osiągnięty i to z uśmiechem na ustach!

Oprócz usprawniania mechanizmów wydarzenia warto też zadbać o doświadczenia dla każdej grupy uczestników. Z myślą o tym, dla dzieci, które towarzyszyły swoim opiekunom na targach Smaki Regionów, zorganizowaliśmy na stoisku klienta Specjały Regionu maskotkę firmową – kozę Dankę, z którą dzieci mogły porozmawiać oraz zrobić sobie pamiątkowe zdjęcie. 

Nowe technologie

Nowe rozwiązania technologiczne pojawiają się na naszych oczach, a co więcej wiele z nich zaczyna być wykorzystywana w codziennej pracy, jak chociażby czat GPT, czy inne narzędzia AI. My jednak widzimy ich ogromny potencjał w zwiększaniu atrakcyjności organizowanych wydarzeń. Przykładem może być stoisko VR lub AR, na którym uczestnicy dosłownie wchodzą w świat z Twoimi produktami. Takie doświadczenia z pewnością będą nie do zapomnienia!

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zorganizowaniu wydarzenia zgodnego z obecnymi trendami, daj nam znać – chętnie pomożemy!

Bez czego lepiej nie zabierać się za organizację wydarzenia? Dzielimy się gromadzonym od wielu lat doświadczeniem HANDS. Na tej podstawie przygotowaliśmy dla Ciebie skondensowaną pigułkę wiedzy, zawierającą pięć niezbędnych elementów w planowaniu każdego wydarzenia.

1. Cel

Czas na zaplanowanie miejsca wydarzenia, jego daty oraz scenariusza. Weź pod uwagę charakter Twojego wydarzenia oraz święta, które wiążą się z wyjazdami i urlopami. Upewnij się, że w wybranym przez Ciebie terminie nie odbywa się już inne konkurencyjne wydarzenie. Możesz też wyszukać oryginalne lub lubiane przez mieszkańców okolic miejsce. Od czasów pandemii popularną opcją jest również organizowanie wydarzeń w formie online. Zastanów się, która forma będzie korzystniejsza dla Twoich uczestników. Jeśli chodzi o scenariusz, rozpisz go sobie i uszereguj aktywności pod względem atrakcyjności. Te, które mogą cieszyć się największą popularnością, zostaw na przewidywane godziny szczytu frekwencji.

4. Dobra organizacja 

Wydarzenia to w większości projekty wielowątkowe. Zadbaj więc o organizację informacji, rozdzielenie ról i zakres odpowiedzialności poszczególnych zaangażowanych osób. Dlatego w HANDS korzystamy z przeróżnych narzędzi, które pomagają nam w organizacji, a nawet są niezbędne! Aplikacja do zarządzania projektem umożliwi dodawanie poszczególnych zadań, komunikator – bieżącą wymianę informacji, a wspólny kalendarz – łatwiejszą organizację regularnych spotkań. Bez tego ani rusz!

5. Całościowe doświadczenie i  promocja

Scenariusz to nie wszystko. Dla dobrego wizerunku konieczne jest zadbanie o spójność i atrakcyjność przygotowywanych materiałów, a także skuteczne poinformowanie potencjalnych zainteresowanych wydarzeniem. To właśnie moment, by pomyśleć nad tym, co jeszcze można przygotować, aby wyróżnić wydarzenie, zanim się rozpocznie. Dobra komunikacja, dopracowane grafiki, oryginalne gadżety oraz przemyślane sposoby promocji to wszystko, co również powinno zostać rozplanowane.  

Brawo! Dotarliśmy razem do końca! Tylko 5 elementów, ale pracy zawsze jest wystarczająco, by pochłonęła sporą część naszego zespołu. Dzięki temu udało nam się ostatnio zaangażować do wspólnej integracji 1000 rodzin na pikniku zorganizowanym dla Swiss Krono, a także zgromadzić pełną salę uczestników Festiwalu Matematyki w Kórniku, na którym wspaniale bawiły się dzieci, młodzież oraz dorośli. Możesz zobaczyć relację z tego wydarzenia w serwisie YouTube.

Checklista

• Jaki jest cel wydarzenia?
• Jakie korzyści z udziału będą mieli uczestnicy?
• Gdzie, kiedy i w jakiej formie będzie odbywać się wydarzenie?
• Czy współorganizatorzy wiedzą za co są odpowiedzialni oraz jak będzie przebiegać komunikacja?
• W jaki sposób będzie odbywać się promocja wydarzenia?