Pięć kroków do zorganizowania niezapomnianego wydarzenia
Bez czego lepiej nie zabierać się za organizację wydarzenia? Dzielimy się gromadzonym od wielu lat doświadczeniem HANDS. Na tej podstawie przygotowaliśmy dla Ciebie skondensowaną pigułkę wiedzy, zawierającą pięć niezbędnych elementów w planowaniu każdego wydarzenia.
1. Cel
Na początku trzeba zastanowić się nad tym, co tak naprawdę będzie celem wydarzenia z punktu widzenia organizatora. Zapisz go sobie i zostaw w dobrze widocznym miejscu.
Łatwo dać się ponieść planowaniu poszczególnych atrakcji oraz pojawiającym się w Twojej głowie oryginalnym pomysłom. To naprawdę świetnie, że są, ale postaraj się każdy z nich ocenić pod kątem tego, czy spełnia obrany przez Ciebie cel.
2. Korzyści dla uczestnika
W planowaniu poszczególnych atrakcji myśl o uczestniku. Jeżeli z Twojego przekazu będzie wynikało, że chcesz mu coś sprzedać, możesz go zniechęcić do udziału w wydarzeniu. Właśnie dlatego czujemy niechęć, gdy dzwoni do nas telemarketer z zaproszeniem na pokaz garnków.
Postaraj się, żeby planowane komponenty wydarzenia były dla uczestników atrakcyjne. Aby wyszli z wydarzenia zrelaksowani, z nową wiedzą lub bogatsi o niepowtarzalne doświadczenia.
3. Gdzie, kiedy i co
Czas na zaplanowanie miejsca wydarzenia, jego daty oraz scenariusza. Weź pod uwagę charakter Twojego wydarzenia oraz święta, które wiążą się z wyjazdami i urlopami. Upewnij się, że w wybranym przez Ciebie terminie nie odbywa się już inne konkurencyjne wydarzenie. Możesz też wyszukać oryginalne lub lubiane przez mieszkańców okolic miejsce. Od czasów pandemii popularną opcją jest również organizowanie wydarzeń w formie online. Zastanów się, która forma będzie korzystniejsza dla Twoich uczestników. Jeśli chodzi o scenariusz, rozpisz go sobie i uszereguj aktywności pod względem atrakcyjności. Te, które mogą cieszyć się największą popularnością, zostaw na przewidywane godziny szczytu frekwencji.
4. Dobra organizacja
Wydarzenia to w większości projekty wielowątkowe. Zadbaj więc o organizację informacji, rozdzielenie ról i zakres odpowiedzialności poszczególnych zaangażowanych osób. Dlatego w HANDS korzystamy z przeróżnych narzędzi, które pomagają nam w organizacji, a nawet są niezbędne! Aplikacja do zarządzania projektem umożliwi dodawanie poszczególnych zadań, komunikator – bieżącą wymianę informacji, a wspólny kalendarz – łatwiejszą organizację regularnych spotkań. Bez tego ani rusz!
5. Całościowe doświadczenie i promocja
Scenariusz to nie wszystko. Dla dobrego wizerunku konieczne jest zadbanie o spójność i atrakcyjność przygotowywanych materiałów, a także skuteczne poinformowanie potencjalnych zainteresowanych wydarzeniem. To właśnie moment, by pomyśleć nad tym, co jeszcze można przygotować, aby wyróżnić wydarzenie, zanim się rozpocznie. Dobra komunikacja, dopracowane grafiki, oryginalne gadżety oraz przemyślane sposoby promocji to wszystko, co również powinno zostać rozplanowane.
Brawo! Dotarliśmy razem do końca! Tylko 5 elementów, ale pracy zawsze jest wystarczająco, by pochłonęła sporą część naszego zespołu. Dzięki temu udało nam się ostatnio zaangażować do wspólnej integracji 1000 rodzin na pikniku zorganizowanym dla Swiss Krono, a także zgromadzić pełną salę uczestników Festiwalu Matematyki w Kórniku, na którym wspaniale bawiły się dzieci, młodzież oraz dorośli. Możesz zobaczyć relację z tego wydarzenia w serwisie YouTube.
Checklista
- Jaki jest cel wydarzenia?
- Jakie korzyści z udziału będą mieli uczestnicy?
- Gdzie, kiedy i w jakiej formie będzie odbywać się wydarzenie?
- Czy współorganizatorzy wiedzą za co są odpowiedzialni oraz jak będzie przebiegać komunikacja?
- W jaki sposób będzie odbywać się promocja wydarzenia?
